Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Suomen Tilastoseura ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 25.5.2018 Viimeisin muutos 17.8.2018.

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Tilastoseura ry
c/o Pauliina Ilmonen
Aalto-yliopisto
Matematiikan ja systeemianalyysin laitos
PL 11100 00076 Aalto
sihteeri’at’tilastoseura.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Tommi Mäklin
+358449800114
sihteeri’at’tilastoseura.fi

3. Rekisterin nimi

Suomen Tilastoseura ry:n jäsenrekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

  1. Sopimus Suomen Tilastoseura ry:n jäsenyydestä, jossa rekisteröity on osapuolena.
  2. Yhdistyslain 11 §:n mukainen velvoite ylläpitää jäsenluetteloa.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Suomen Tilastoseura ry:n yhteydenpito jäseniin. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yhteystiedot (sähköpostiosoite ja osoite) ja jäsenyyden tyyppi.

Suomen Tilastoseura ry:n jäsenyyttä tavoittelevista henkilöistä tallennetaan lisäksi jäsenhakemuksen käsittelyä varten mahdolliset tiedot koulutuksesta tai tutkinnosta, ammatista, työ- tai opiskelupaikasta, tiedon siitä  miten tilastotiede kuuluu hakijan elämään sekä vapaamuotoiset lisätiedot. Jäsenhakemuksen käsittelyä varten tallennetut tiedot poistetaan, kun jäsenhakemus on käsitelty.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan rekisteröidyltä mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista ja muista tilanteista, joissa rekisteröity luovuttaa tietojaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu rekisteröidyn kanssa. Tietoja ei luovuteta rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden Suomen Tilastoseura ry:n jäsenten toimesta, joiden toimenkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostitse tai kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää sähköpostitse tai kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).